এখনও পুরানো স্কুল binders ব্যবহার? আপনি কার্যক্ষমতা হারাচ্ছেন - জেগে উঠুন!

কাগজ বাইন্ডারে সব রাখতাম। কন্ট্রাক্ট, ইনভয়েস, ক্লায়েন্ট নোট, প্রোডাক্ট শিট, মিটিং পেজ—সবই মোটা ফোল্ডারে আমার ডেস্কে বসেছিল। যখন আমার একটি ফাইলের প্রয়োজন ছিল, আমি ট্যাবগুলির মাধ্যমে ফ্লিপ করেছি, লেবেল চেক করেছি এবং এখনও মিনিট হারিয়েছি। কিছু দিন আমি দ্রুত পেজ খুঁজে পেয়েছি. কিছু দিন আমিও করিনি। এটাই ছিল সমস্যা। কাগজ বাইন্ডার নিরাপদ দেখায়, তবুও তারা আমাকে ধীর করে দেয়। তারা জায়গা নেয়, তারা মিশে যায়, এবং তারা সাধারণ কাজকে এটির চেয়ে ভারী মনে করে। যদি আমার একটি নথি আপডেট করার প্রয়োজন হয়, আমি আবার মুদ্রণ করি। যদি আমার একটি ফাইল শেয়ার করার প্রয়োজন হয়, আমি এটি স্ক্যান বা অনুলিপি করি। আমি অফিস থেকে দূরে থাকলে, আমার প্রয়োজনীয় পৃষ্ঠায় পৌঁছাতে পারি না। আমি একটি সহজ উপায় চেয়েছিলাম. তাই আমি ডিজিটাল ফাইলের চারপাশে নির্মিত একটি স্মার্ট বাইন্ডার সিস্টেমে চলে এসেছি। আমি একই মৌলিক অভ্যাস রেখেছি — বিষয় অনুসারে সংগঠিত করুন, জিনিসগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ রাখুন, সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকুন — কিন্তু আমি কাগজের জগাখিচুড়ি সরিয়ে দিয়েছি। এই পরিবর্তনটি আমার প্রত্যাশার চেয়ে বেশি প্রচেষ্টা বাঁচিয়েছে। আমার জন্য যা কাজ করে তা সহজ: - আমি কাগজের ফাইলগুলি পাওয়ার সাথে সাথেই স্ক্যান করি - আমি প্রতিটি ফাইলকে পরিষ্কারভাবে নাম দিয়ে থাকি, যেমন ক্লায়েন্টের নাম + তারিখ + নথির ধরন - আমি প্রকল্প, ক্লায়েন্ট বা বিভাগ অনুসারে ফোল্ডারে ফাইল সংরক্ষণ করি - আমি ট্যাগ বা কীওয়ার্ড ব্যবহার করি যাতে আমি একটি ফাইল দ্রুত খুঁজে পেতে পারি - যখন আমাদের একই ডকুমেন্টের প্রয়োজন হয় তখন আমি আমার দলের জন্য একটি শেয়ার্ড কপি রাখি এই সেটআপটি আমাকে একটি পরিষ্কার ওয়ার্কফ্লো দেয়৷ কয়েক মাস আগে, আমি একটি ক্লায়েন্ট মিটিং এর জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছিলাম। আগে, আমি একটি বাইন্ডার প্যাক করতাম, এটি দুবার পরীক্ষা করে দেখতাম এবং আশা করি আমার কাছে প্রতিটি পৃষ্ঠার সর্বশেষ সংস্করণ ছিল। এইবার, আমি আমার ল্যাপটপ খুললাম, ফাইলের নামটি অনুসন্ধান করলাম, এবং সেকেন্ডের মধ্যে সঠিক নথিটি টানলাম। আমি একটি ভারী ফোল্ডার বহন না. আমি অতিরিক্ত পৃষ্ঠা মুদ্রণ করিনি। আমি একটি অনুপস্থিত শীট সম্পর্কে চিন্তা না. যে ধরনের পরিবর্তন আমি মূল্য. ছোট দলগুলির জন্য, সুবিধাটি দেখতে আরও সহজ। একজন বিক্রয় প্রতিনিধি একটি ফোল্ডারে পণ্য শীট রাখতে পারেন। একজন অফিস ম্যানেজার বিভাগ দ্বারা ফর্ম সংরক্ষণ করতে পারেন। একজন ফ্রিল্যান্সার ক্লায়েন্ট নোট, চুক্তি এবং চালান এক জায়গায় সংরক্ষণ করতে পারেন। কাজটি সংগঠিত থাকে, এবং আমি এমন জিনিসগুলি খুঁজতে কম শক্তি ব্যয় করি যা সহজে পৌঁছানো উচিত। আমি এটাও পছন্দ করি যে এই পদ্ধতিটি আমার কাজের সাথে বৃদ্ধি পায়। যখন কাগজের বাইন্ডারগুলি পূরণ হয়, তখন আমার আরও তাক, আরও লেবেল এবং আরও বাছাই করা দরকার। যখন ডিজিটাল ফাইলগুলি ভালভাবে সেট আপ করা হয়, তখন আমি সিস্টেমকে অগোছালো না করে নতুন ফোল্ডার যুক্ত করতে পারি। আমি একটি ফাইল আপডেট করতে পারি এবং পুরানো সংস্করণটি সংরক্ষণ করতে পারি। পৃষ্ঠাগুলির একটি স্ট্যাক প্রিন্ট করার পরিবর্তে আমি একটি লিঙ্ক পাঠাতে পারি। তার মানে এই নয় যে কাগজের কোনো স্থান নেই। যখন আমার ডেস্কে আমার একটি স্বাক্ষরিত অনুলিপি বা একটি নোটের প্রয়োজন হয় তখনও আমি প্রিন্ট করি। আমি এখনও জরুরী আইটেমগুলির জন্য একটি ছোট বাইন্ডার রাখি। তবুও, আমি আর সবকিছুর জন্য কাগজের উপর নির্ভর করি না। সেই স্থানান্তরটি আমাকে আরও রুম, একটি পরিষ্কার ডেস্ক এবং একটি শান্ত দৈনন্দিন রুটিন দিয়েছে। আপনি যদি এখনও কাগজ বাইন্ডার ব্যবহার করেন তবে আমি বুঝতে পারি কেন। অভ্যাসটা চেনা চেনা লাগছে। এটি শুরুতে সহজ মনে হয়। আমিও তাই অনুভব করলাম। তবুও একবার আমি সুইচ তৈরি করেছিলাম, আমি দেখেছিলাম যে আমি ছোট ছোট কাজে কতটা সময় নষ্ট করছিলাম। স্মার্ট উপায় একটি প্রবণতা তাড়া করা সম্পর্কে ছিল না. এটি আমার কাজ পরিচালনা করা সহজ করার বিষয়ে ছিল, এক সময়ে একটি ফাইল।

মোটা বাইন্ডারে সব রাখতাম। ক্লায়েন্ট নোট. খসড়া। প্রিন্টআউট। স্বাক্ষরিত ফর্ম। মিটিং পেজ। প্রতিটি তাক পূর্ণ দেখাচ্ছিল, কিন্তু আমার কাজ ধীর অনুভূত. আমি পৃষ্ঠাগুলি উল্টাতে, একটি ফাইল অনুসন্ধান করতে এবং শীটগুলি পুনরায় মুদ্রণ করতে খুব বেশি সময় ব্যয় করেছি যা খুঁজে পাওয়া সহজ হওয়া উচিত ছিল। এটাই ছিল আমার আসল সমস্যা। বাইন্ডার অনেক দূর থেকে সংগঠিত দেখাচ্ছিল। আমার ডেস্কে, এটি একটি ভিন্ন গল্প ছিল। একটি ছোট আপডেট তিনটি অতিরিক্ত পদক্ষেপ প্রয়োজন. একটি মিস পৃষ্ঠা একটি কল বিলম্বিত হতে পারে. একটি নতুন ক্লায়েন্ট ফাইল দিনের জন্য ভুল বিভাগে বসতে পারে। আমি নিজেকে বলছিলাম যে আমি সতর্ক ছিলাম, তবুও আমার প্রক্রিয়াটি ভারী হয়ে উঠতে থাকে। আমি আমার সিস্টেম পরিবর্তন করেছি যখন আমি দেখলাম যে আমি একই পুরানো রুটিনে কতটা সময় হারাচ্ছি। আমি একটি সহজ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে শুরু করেছি: দ্রুত খুঁজে পেতে আমার কী দরকার এবং আমি কী মুদ্রণ বন্ধ করতে পারি? এই প্রশ্নটি আমার কর্মপ্রবাহ পরিবর্তন করেছে। আমি একটি শেয়ার্ড ডিজিটাল ফোল্ডারে দৈনন্দিন কাজ স্থানান্তরিত. আমি প্রতিটি ক্লায়েন্টকে একটি পরিষ্কার ফাইলের নাম দিয়েছি। আমি প্রতিটি প্রকল্পের জন্য একটি সাধারণ কাঠামো রেখেছি। আমি মিটিং পয়েন্টের জন্য ক্লাউড নোট ব্যবহার করেছি, তারপর সেই নোটগুলিকে মূল ফাইলের সাথে লিঙ্ক করেছি। আমি পুনরাবৃত্তি কাজের জন্য একটি ছোট চেকলিস্টও রেখেছিলাম, তাই আমি প্রতি সপ্তাহে একই প্রক্রিয়া পুনর্নির্মাণ করিনি। ফলাফল চটকদার ছিল না. এটা ব্যবহারিক ছিল. আমি সেকেন্ডের মধ্যে একটি ফাইল খুলতে পারে. আমার দল সর্বশেষ সংস্করণ দেখতে পারে. আমার ঘরে থেকে ঘরে বাইন্ডার বহন করার দরকার ছিল না। যখন একজন ক্লায়েন্ট অতীতের নথির জন্য জিজ্ঞাসা করেছিল, আমি ট্যাব, ফোল্ডার এবং কাগজের স্ট্যাকের মাধ্যমে খনন না করেই এটি খুঁজে পেতে পারি। একটি ছোট উদাহরণ দাঁড়িয়েছে. কয়েক মাস আগে, একজন ক্লায়েন্ট ফোন করে এবং আমরা সপ্তাহ আগে অনুষ্ঠিত একটি মিটিং থেকে চুক্তির বিশদ জানতে চেয়েছিলাম। পুরানো সিস্টেমে, আমি আমার ডেস্কে বাইন্ডার পরীক্ষা করতাম, তারপরে একটি ব্যাকআপ ফোল্ডার, তারপরে মুদ্রিত নোটগুলির একটি স্ট্যাক। যে একটু সময় নিতে অভ্যস্ত. এইবার, আমি একটি অনুসন্ধানে নোট, ফাইল এবং স্বাক্ষরিত পৃষ্ঠাটি পেয়েছি। কল শান্ত থাকল। ক্লায়েন্ট শুনতে অনুভব করলো। আমি প্রস্তুত বোধ. এটিই একটি ভাল কর্মপ্রবাহ আমাকে দিয়েছে। আর আওয়াজ নয়। আরও সরঞ্জাম নয়। শুধু কম ঘর্ষণ. যদি আপনার বাইন্ডারগুলি এখনও আপনার দিন চালায় তবে আমি এখানে শুরু করব: - শুধুমাত্র আপনার প্রয়োজনীয় কাগজটি রাখুন - প্রতিটি ফাইলের একটি পরিষ্কার নাম দিন - সমস্ত সক্রিয় কাজের জন্য একটি ফোল্ডার কাঠামো ব্যবহার করুন - প্রতিবার একই জায়গায় মিটিং নোটগুলি সংরক্ষণ করুন - সপ্তাহে একবার পুরানো ফাইলগুলি পর্যালোচনা করুন এবং সেগুলিকে সক্রিয় সেট থেকে সরিয়ে দিন আমি আরও শিখেছি যে একটি পরিষ্কার কর্মপ্রবাহ এর খাতিরে কাগজ সরানো নয়৷ এটি অনুসরণ করা সহজ কাজ করা সম্পর্কে. যদি একটি পদক্ষেপ আমাকে ধীর করে দেয়, আমি কাজটি দোষারোপ করার আগে পদক্ষেপের দিকে তাকাই। আমি এখনও কয়েকটি ক্ষেত্রে বাইন্ডার রাখি। কিছু ক্লায়েন্ট কাগজ পছন্দ করে। কিছু রেকর্ড একটি হার্ড কপি প্রয়োজন. আমি যে সম্মান করি। আমি শুধু বাইন্ডারকে আর পুরো প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণ করতে দিই না। আমার কাজ এখন হালকা লাগছে। আমার ডেস্কও করে। আপনার দিন যদি কাগজে আটকে যায়, আমি চাপ বুঝতে পারি। আমি সেখানে থাকতাম। শিফটটি একটি বড় রিসেট প্রয়োজন ছিল না. এটির জন্য একটি সহজ পথ, একটি পরিষ্কার কাঠামো এবং কাজ লুকানোর জন্য কম জায়গা প্রয়োজন৷

আমি শুধু একটি কাগজ খুঁজে বাইন্ডারের পরে খোলা বাইন্ডার টানতে খুব বেশি সময় নষ্ট করতাম। ট্যাক্স রিটার্নের জন্য একটি রসিদ। গত মাসের একটি ক্লায়েন্ট নোট। একটি ওয়ারেন্টি কার্ড আমি জানতাম যে আমি কোথাও সংরক্ষণ করেছি। আমি যতই অনুসন্ধান করেছি, ততই খারাপ লাগছিল। আমার ডেস্ক ব্যস্ত লাগছিল, কিন্তু আমার কাজ ধীর অনুভূত হয়েছিল। এই সমস্যাটি আমি দেখতে থাকি: কাগজের স্তূপ চুপচাপ বেড়ে যায়, তারপরে তারা ফোকাস চুরি করতে শুরু করে। আমি একটি সাধারণ সিস্টেম চেয়েছিলাম যা সেট আপ করতে অর্ধেক দিন লাগে না। আমি আমার ফাইলগুলিকে এমনভাবে গোষ্ঠীবদ্ধ করতে চেয়েছিলাম যাতে আমি তাদের কাছে পৌঁছানোর মুহূর্তটি বুঝতে পারি। আমি শিকার বন্ধ করে কাজ শুরু করতে চেয়েছিলাম। সেখানেই একটি ক্লিনার পদ্ধতি আমাকে সবচেয়ে বেশি সাহায্য করেছে। আমি একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে শুরু করেছি: আমি প্রায়শই কিসের জন্য পৌঁছাই? এই ছোট্ট প্রশ্নটাই বদলে দিয়েছে সবকিছু। আমি অভ্যাস অনুসারে কাগজপত্র বাছাই করা বন্ধ করে দিয়ে সেগুলোকে ব্যবহার করে সাজাতে শুরু করলাম। প্রতি সপ্তাহে আমার প্রয়োজনীয় আইটেমগুলি বন্ধ থাকত। আমি শুধুমাত্র এখন এবং তারপর প্রধান স্ট্যাকের বাইরে সরানো আইটেম চেক. পুরানো বাইন্ডার টাওয়ারটি পরিষ্কার বিভাগের একটি সেটে পরিণত হয়েছে। এখানে আমি এটা সেট আপ উপায়. আমি তিনটি গ্রুপ করেছি। একটি গ্রুপ সক্রিয় কাগজপত্র ধরে. এই আইটেমগুলি আমি এখনই ব্যবহার করেছি, যেমন বর্তমান চালান, প্রকল্প নোট, স্কুল ফর্ম বা সাম্প্রতিক বিল। একদল রেফারেন্স পেপার ধরে রেখেছে। এই জিনিসগুলি আমার এখনও প্রয়োজন ছিল, কিন্তু প্রতিদিন নয়। বীমা কাগজপত্র, পরিষেবা রেকর্ড, রসিদ, বা যোগাযোগ শীট চিন্তা করুন. একটি দল আর্কাইভ কাগজপত্র ধরে. এই পুরানো ফাইল আমি রাখতে চেয়েছিলাম, কিন্তু আমার মুখে রাখা না. এই সহজ বিভাজন আমার ডেস্ক হালকা বোধ করেছে. এটি আমার মস্তিষ্ককেও হালকা অনুভব করেছে। আমি আর একটি বাইন্ডার খুললাম না এবং এলোমেলো পৃষ্ঠাগুলির একটি প্রাচীর দেখলাম। একটা পথ দেখলাম। আমি আরও শিখেছি যে লেবেলগুলি আমার চিন্তার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ৷ "বিবিধ" এর মতো একটি লেবেল আমাকে সাহায্য করেনি। এটা শুধু জগাখিচুড়ি আড়াল. "বাড়ি মেরামত" বা "ক্লায়েন্টের কাজ" এর মতো একটি লেবেল আমাকে প্রতিটি পৃষ্ঠার জন্য একটি পরিষ্কার হোম দিয়েছে। আমি একটি ফোল্ডারের দিকে তাকাতে পারি এবং জানতে পারি যে এটি কোথায় রয়েছে। এটি আমাকে "আপাতত" একটি কাগজ সেট করার এবং পরে এটি হারানোর ধীর, ক্লান্ত অনুভূতি থেকে রক্ষা করেছে। আমি যখন কাগজ দিয়ে কাজ করি, আমি সিস্টেমটি প্লেইন রাখার চেষ্টা করি। প্রতিটি কাজের জন্য একটি ফোল্ডার। প্রতিটি কাগজের জন্য একটি জায়গা। প্রতি সপ্তাহে একটি সংক্ষিপ্ত পর্যালোচনা। এটাই যথেষ্ট। আমার নিজের রুটিন থেকে একটি বাস্তব উদাহরণ: আমি একটি বাইন্ডারে সমস্ত পরিবারের কাগজপত্র রাখতাম। ইউটিলিটি বিলগুলি মেডিকেল ফর্ম, স্কুল নোটিশ এবং অ্যাপ্লায়েন্স ম্যানুয়ালগুলির পাশে বসেছিল। যখন আমার ওয়াশিং মেশিনের একটি মডেল নম্বরের প্রয়োজন হয়, তখন আমার প্রয়োজন নেই এমন পৃষ্ঠাগুলি খনন করতে আমি দশ মিনিট ব্যয় করেছি। আমি বিভাগ অনুসারে কাগজপত্র বিভক্ত করার পরে, আমি সেকেন্ডের মধ্যে ম্যানুয়ালটি খুঁজে পেয়েছি। নাটক নেই। কোন বিশৃঙ্খলা নেই। আমি কাজের ফাইলের জন্য একই পদ্ধতি ব্যবহার করি। ক্লায়েন্ট নোট এক বিভাগে যান। প্রকল্পের খসড়া অন্য দিকে যায়। সংরক্ষিত রেফারেন্স একটি আলাদা ফোল্ডারে থাকে। আমি যখন একটি কাজ শেষ করি, আমি টেবিলে আলগা পৃষ্ঠাগুলি রাখি না। আমি এক্ষুনি সেগুলো ফাইল করি। সেই ছোট্ট অভ্যাসটি আমাকে পরে বড় পরিচ্ছন্নতা থেকে বাঁচায়। এটি আমার ডেস্কে একটি সতর্কতা চিহ্নে পরিণত হওয়া থেকে কাগজের স্ট্যাককেও রাখে। আপনি যদি বাইন্ডারের নীচে চাপা পড়ে থাকেন তবে ছোট শুরু করুন। একটি বাইন্ডার বাছুন। এটা খালি. এখনও যা গুরুত্বপূর্ণ তা কেবল রাখুন। পৃষ্ঠাগুলি ব্যবহার করে সাজান, আশা দ্বারা নয়। প্রতিটি বিভাগে একটি পরিষ্কার লেবেল রাখুন। পৌঁছানোর সবচেয়ে কাছের সবচেয়ে দরকারী আইটেম রাখুন. যে অংশটি অনেকেই এড়িয়ে যান। তারা আরও স্টোরেজ কিনবে, তারপর একই অভ্যাস রাখুন। স্টোরেজ পরিবর্তন হয়, কিন্তু বিশৃঙ্খলা থেকে যায়। আমি আগে এটি করেছি, এবং এটি কখনই আসল সমস্যার সমাধান করেনি। আসল ফিক্স বেশি জায়গা নয়। এটি একটি সহজ সিদ্ধান্ত ব্যবস্থা। আমি নিজেকে জিজ্ঞাসা করি: আমার কি এখন এটি দরকার? আমি পরে এটা প্রয়োজন? আমি কি এই সব প্রয়োজন? যদি উত্তর "এখন" হয়, তবে এটি কাছাকাছি থাকে। যদি উত্তরটি "পরে" হয় তবে এটি রেফারেন্স স্টোরেজে যায়। যদি উত্তর "না" হয়, আমি এটি ছেড়ে দিই। এটি আমার কাগজের জীবনকে সৎ রাখে। এটি আমাকে পুরানো বিশৃঙ্খলা বহন করা থেকেও রাখে কারণ এটি একবার দরকারী বলে মনে হয়েছিল। আমি এই পদ্ধতিটি পছন্দ করি কারণ এটি বাস্তব জীবনের সাথে খাপ খায়। এটি একটি হোম অফিস, একটি ছোট দল, একটি ছাত্র ডেস্ক, বা একটি পারিবারিক ফাইলিং শেলফের জন্য কাজ করে। এটা নিখুঁত অভ্যাস জন্য জিজ্ঞাসা না. এটি শুধুমাত্র পরিষ্কার পছন্দের জন্য জিজ্ঞাসা করে। আমি এখনও binders ব্যবহার যখন তারা বোধগম্য হয়. আমি শুধু তাদের ঘর চালাতে দেই না। এই পার্থক্য আমি প্রতিদিন অনুভব করি। আমি অনুসন্ধানে কম সময় ব্যয় করি, কম সময় বাছাই করি, এবং আমি শুরু করার আগে আটকে থাকার অনুভূতি কম করি। আমার কাগজপত্র এখন একটি জায়গা আছে. আমার কাজ দ্রুত চলে কারণ আমার সিস্টেম করে। যদি আপনার বাইন্ডারগুলি গাদা হতে শুরু করে, আমি একটি ড্রয়ার, একটি শেলফ বা একটি একক বাইন্ডার দিয়ে শুরু করব। আগে ওই জায়গাটা পরিষ্কার করুন। আপনি যে অংশগুলি ব্যবহার করেন তা রাখুন। বাকিগুলো বের হতে দিন। একটি সাধারণ সিস্টেম অনেক শান্ত আনতে পারে, এবং এটি একটি পরিষ্কার পদক্ষেপ দিয়ে শুরু হয়।

আমি একটি অগোছালো বাইন্ডারের ভিতরে চাপা একটি পৃষ্ঠা খুঁজতে অনেক সময় নষ্ট করতাম। এক জায়গায় মিটিং নোট। অন্যটিতে একটি রসিদ। প্রান্তে ভাঁজ করা একটি প্রকল্প শীট। এই ধরনের জগাখিচুড়ি আমাকে ধীর করে দেয় এবং এটি সাধারণ কাজগুলিকে তাদের হওয়া উচিত তার চেয়ে বড় মনে করে। আমি একটি ভাল বাইন্ডার সংস্থার অভ্যাস খুঁজতে শুরু করেছি, একটি বড় ডেস্ক নয়, অন্য স্টোরেজ বক্স নয়, শুধু একটি ক্লিনার সিস্টেম যা আমি প্রতিদিন ব্যবহার করতে পারি। যা আমাকে সাহায্য করেছিল তা হল একটি সাধারণ সেটআপ যা আমার কাগজপত্রগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ এবং আপডেট করা সহজ। আমি এটা ব্যবহারিক রাখা. আমি একটি উদ্দেশ্যে একটি বাইন্ডার ব্যবহার করি। আমি বিভাজক যোগ করি যাতে প্রতিটি বিভাগে একটি পরিষ্কার কাজ থাকে। আমি এই মুহূর্তে আমার প্রয়োজনীয় পৃষ্ঠাগুলি রাখি। আমি পুরানো কাগজপত্র স্তূপ করার আগে সরিয়ে নিই। এই ছোট পরিবর্তন আমার অফিস স্টোরেজ হালকা মনে হয়েছে. এটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টকেও কম চাপযুক্ত করে তোলে, কারণ যখনই আমার একটি শীটের প্রয়োজন হয় তখন আমাকে সম্পূর্ণ স্ট্যাকের মাধ্যমে বাছাই করতে হয়নি। আমি এখন যে পদ্ধতিটি অনুসরণ করছি তা এখানে। 1. আমি কাগজপত্র ব্যবহার করে সাজান, মেজাজ অনুযায়ী নয়, আমি আসলে ব্যবহার করি এমন দলে দলে দলে আলাদা করি: ক্লায়েন্ট নোট, চালান, প্রকল্প পরিকল্পনা, স্কুল রেকর্ড এবং রেফারেন্স পৃষ্ঠা। এটি আমাকে একসাথে সবকিছু মেশানো থেকে রাখে। যখন আমি একটি পণ্য লঞ্চে একটি ছোট দলের সাথে কাজ করেছি, তখন আমাদের পরিকল্পনার জন্য একটি বাইন্ডার ছিল, একটি বিক্রেতার যোগাযোগ শীটগুলির জন্য এবং একটি চূড়ান্ত অনুমোদনের পৃষ্ঠাগুলির জন্য। কোথায় কিছু ছিল তা কাউকে অনুমান করতে হয়নি। 2. আমি আমার দৈনন্দিন কাজের সাথে মেলে এমন ডিভাইডার ব্যবহার করি আমি এলোমেলো ট্যাব যোগ করি না। আমি এমন লেবেল বাছাই করি যা আমার কাছে এবং আমার কাজ করার পদ্ধতিতে বোঝা যায়। যদি আমার প্রায়ই একটি পৃষ্ঠার প্রয়োজন হয়, আমি এটি সামনের কাছে রাখি। যদি আমি কিছুক্ষণের মধ্যে একটি ফাইল ব্যবহার করি তবে আমি এটিকে পিছনে নিয়ে যাই। এটি সময় বাঁচায় এবং অতিরিক্ত প্রচেষ্টা ছাড়াই বাইন্ডারকে ঝরঝরে রাখে। 3. আমি পৃষ্ঠাগুলিকে ফ্ল্যাট রাখি এবং সহজে পড়তে পারি আমি পরিষ্কার হাতা, পরিষ্কার গর্ত এবং কাগজ পছন্দ করি যা ভালভাবে ফিট করে। যখন পৃষ্ঠাগুলি কুঁচকে যায়, ছিঁড়ে যায় বা আটকে যায়, তখন পুরো বাইন্ডারটি আবার অগোছালো দেখাতে শুরু করে। আমি প্রতিটি বিভাগের কভারে স্থানও রেখেছি যাতে আমি দ্রুত সঠিক ট্যাবটি দেখতে পারি। একটি পরিষ্কার বিন্যাস আমাকে বাইন্ডার ব্যবহার চালিয়ে যেতে আরও ইচ্ছুক করে তোলে, কারণ আমি যখনই এটি খুলি তখন এটি আমার সাথে লড়াই করে না। 4. আমি নিয়মিত পয়েন্টে বাইন্ডার পর্যালোচনা করি যখন একটি বিভাগ পূর্ণ হয় তখন আমি দ্রুত পরীক্ষা করি। আমি পুরানো কাগজপত্র মুছে ফেলি, আমার এই মুহূর্তে যা দরকার নেই তা সংরক্ষণাগারভুক্ত করি এবং জীর্ণ শীটগুলি প্রতিস্থাপন করি। এটি ভিড়ের পরিবর্তে বাইন্ডারটিকে দরকারী রাখে। একটি ক্লায়েন্ট প্রকল্প থেকে প্রতিটি প্রিন্টআউট সংরক্ষণ করার দীর্ঘ এক মাস পরে আমি এটি কঠিন উপায়ে শিখেছি। আমি একটি ফাইলের সর্বশেষ সংস্করণ খুঁজে পাইনি কারণ তিনটি পুরানো কপি এটির ঠিক পাশে বসেছিল৷ এর পরে, আমি অতিরিক্ত পৃষ্ঠাগুলি রাখা বন্ধ করে দিয়েছিলাম "কেবল ক্ষেত্রে।" 5. আমি একটি সিস্টেম তৈরি করি যা আমি পুনরাবৃত্তি করতে পারি একটি বাইন্ডার সবচেয়ে ভাল কাজ করে যখন এটি আমার অভ্যাসের সাথে খাপ খায়। আমি লেবেল ছোট রাখা. আমি বিভাগ সহজ রাখা. আমি প্রতিবার একই আদেশ রাখি। এইভাবে, আমি কিছু ফাইল করার আগে আমাকে খুব বেশি ভাবতে হবে না। একটি পুনরাবৃত্তিযোগ্য সিস্টেম একটি নিখুঁত একের চেয়ে বেশি শক্তি সঞ্চয় করে। আপনি যদি স্কুলের নোট, বাড়ির কাগজপত্র, কাজের ফাইল বা প্রকল্পের নথিগুলি পরিচালনা করেন তবে এই ধরনের বাইন্ডার সংস্থা দৈনন্দিন কাজগুলি পরিচালনা করা সহজ করে তুলতে পারে। আমি এটিকে একটি বড় প্রভাব সহ একটি ছোট হাতিয়ার হিসাবে দেখি। এটি স্থান পরিষ্কার করে। এটি অনুসন্ধানের সময় কমিয়ে দেয়। যখন কাজ ব্যস্ত থাকে তখন এটি আমাকে শান্ত থাকতে সাহায্য করে। আমি আমার বাইন্ডারকে নিখুঁত দেখাতে চেষ্টা করি না। আমি এটি ব্যবহার করা সহজ করার চেষ্টা করি। এই পছন্দটি আমাকে যে কোনও অভিনব স্টোরেজ ধারণার চেয়ে বেশি সাহায্য করেছে।

আমি মনে করতাম একটি বাইন্ডার আমার কাগজপত্রের জন্য সবচেয়ে নিরাপদ জায়গা। এটি আমার ডেস্কে বসেছিল, ঝরঝরে লাগছিল এবং সবকিছু এক জায়গায় ধরেছিল। তবুও প্রতিটি ব্যস্ত দিন আমাকে একই জিনিস বলেছিল: আমি রিং খুলতে, পৃষ্ঠাগুলি উল্টাতে এবং আলগা শীটগুলি ঠিক করতে খুব বেশি সময় ব্যয় করছিলাম। একটি বাইন্ডার অনেক কিছু ধরে রাখতে পারে, কিন্তু এটি সবসময় আমাকে দ্রুত কাজ করতে সাহায্য করে না। আমার দৈনন্দিন কাজ সহজ হয়ে গেল যখন আমি প্রতিটি কাগজকে একটি ভারী বইতে বাধ্য করা বন্ধ করে দিলাম। আমি তিনটি সাধারণ ব্যথা পয়েন্টে মনোযোগ দিই: - কাগজপত্র দ্রুত মিশ্রিত হয় - গুরুত্বপূর্ণ পৃষ্ঠাগুলি খুঁজে পাওয়া কঠিন - ডেস্কটি ভিড় দেখাতে শুরু করে আমি একটি ছোট অফিসে একটি বিক্রয় দলের সাথে এটি দেখেছি। তাদের পণ্য শীট, মিটিং নোট, অর্ডার ফর্ম, এবং ক্লায়েন্ট তালিকা সব পুরু বাইন্ডার ভিতরে বসে. একজন ব্যক্তির একটি মূল্য তালিকা প্রয়োজন. অন্য একটি চুক্তি পাতা প্রয়োজন. সবাই হাত দিয়ে পাতা উল্টাতে থাকলো। বৈঠকে টানাটানি শুরু হয়। কাজ ছিল, কিন্তু সিস্টেম এটি পৌঁছানো কঠিন করে তোলে. এজন্য আমি এখন একটি সাধারণ সেটআপ পছন্দ করি। আমি উদ্দেশ্য অনুসারে আমার কাজ আলাদা ফোল্ডারে রাখি। - সক্রিয় কাজের জন্য একটি ফোল্ডার - রেফারেন্স পেপারগুলির জন্য একটি ফোল্ডার - স্বাক্ষরিত ফর্মগুলির জন্য একটি ফোল্ডার - ফাইলগুলির জন্য একটি ডিজিটাল কপি আমার পরে প্রয়োজন হতে পারে এই ছোট পরিবর্তনটি আমাকে অনেক ঝামেলা বাঁচায়৷ আমি আর একটি দীর্ঘ স্ট্যাকের মাধ্যমে অনুসন্ধানের সময় নষ্ট করি না। আমি জানি প্রতিটি কাগজ কোথায় আছে। যখন একটি ক্লায়েন্ট একটি নথির জন্য জিজ্ঞাসা করে, আমি এটি দ্রুত খুঁজে পেতে পারি। যখন আমি একটি কাজ শেষ করি, তখন আমি কাগজটিকে সক্রিয় ফোল্ডার থেকে সরিয়ে দিই এবং আমার ডেস্কে স্থান পরিষ্কার করি। আমি লেবেলও ব্যবহার করি। একটি পরিষ্কার লেবেল একটি পুরু কভার চেয়ে ভাল. যখন আমি প্রতিটি বিভাগকে প্রকল্পের নাম, তারিখ বা ক্লায়েন্ট দ্বারা চিহ্নিত করি, তখন আমার চোখ সরাসরি সঠিক জায়গায় যায়। আমার অনুমান করার দরকার নেই। আমি যা চাই তা খুঁজে পাওয়ার আগে আমার পাঁচটি বিভাগ খোলার দরকার নেই। কাগজপত্রের জন্য আমি প্রায়শই ব্যবহার করি, আমি সেগুলিকে আমার কীবোর্ডের কাছে পাতলা হাতা বা একটি ট্রেতে রাখি। এইভাবে আমি আমার প্রবাহকে বাধা না দিয়ে তাদের ধরতে পারি। কাগজপত্রের জন্য আমার প্রতিদিন প্রয়োজন হয় না, আমি সেগুলি স্ক্যান করি এবং একটি সাধারণ ডিজিটাল ফোল্ডারে সংরক্ষণ করি। আমি পরে নাম দ্বারা অনুসন্ধান করতে পারেন. ভারী বাইন্ডার নেই। আলগা পাতার কোন স্ট্যাক. এই পদ্ধতিটি দৈনন্দিন অফিসের কাজে আমার জন্য ভাল কাজ করে: 1. উদ্দেশ্য অনুসারে কাগজপত্র বাছাই করুন 2. প্রতিটি গ্রুপকে স্পষ্টভাবে লেবেল করুন 3. সক্রিয় কাগজপত্র নাগালের মধ্যে রাখুন 4. একটি পৃথক জায়গায় কম ব্যবহৃত ফাইলগুলি সংরক্ষণ করুন 5. পরে সহজে অনুসন্ধানের জন্য গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ডগুলি স্ক্যান করুন আমি এই সিস্টেমটি পছন্দ করি কারণ এটি হালকা অনুভব করে। এটা আমার ডেস্ক ভিড় না. এটা আমাকে ধীর করে না। আমি এখন যেভাবে কাজ করি তাতে এটি মানানসই, যেখানে গতি, অর্ডার এবং সহজে অ্যাক্সেস পুরু সঞ্চয়ের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। যদি আপনার ডেস্ক বাইন্ডারে পূর্ণ থাকে, আমি মনে করি এটি একটি সহজ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার সময় হতে পারে: এই সিস্টেমটি কি আমাকে কাজ করতে সাহায্য করে, নাকি এটি আমাকে অনুসন্ধান করতে সাহায্য করে? আমি সুইচ তৈরি করেছি কারণ আমি আমার দিনে কম ঘর্ষণ চেয়েছিলাম। আমি যা পেয়েছি তা হল আরও ফোকাস, কম জগাখিচুড়ি এবং একটি মসৃণ রুটিন। আমার জন্য, এটি একটি বাইন্ডারের চেয়ে ভাল ফিট। আরো জানতে চান? নির্দ্বিধায় কং-এর সাথে যোগাযোগ করুন: mr.kong@qfyetong.com/WhatsApp +8615953710001।

ডেভিড অ্যালেন 2001 জিনিসগুলি সম্পন্ন করা স্ট্রেস মুক্ত উত্পাদনশীলতার শিল্প মার্থা জনসন 2018 ছোট দলগুলির জন্য কাগজবিহীন অফিস কৌশলগুলি সামান্থা লি 2020 ব্যস্ত ওয়ার্কফ্লোগুলির জন্য ডিজিটাল নথি ব্যবস্থাপনা রবার্ট চেন 2022 একটি হাইব্রিড কর্মক্ষেত্রে ক্লায়েন্ট ফাইলগুলি সংগঠিত করা এমিলি কার্টার থেকে স্মার্ট ক্লাউড সিস্টেম 2022 স্মার্টফোন 2022